Empreender em pet shops significa assumir muitas responsabilidades na gestão do negócio.
É uma oportunidade única de criar uma empresa de acordo com suas convicções e ambições. No entanto é normal também que os empreendedores demorem um pouco até achar um modelo ideal de gestão para o negócio.
Se você não quer deixar passar nenhum detalhe na administração da sua pet shop, leia esse artigo!
Trata-se de um passo a passo super completo do Conceito FERVA: uma consultoria de gestão do Pet Shop Control para um empreendimento pet de sucesso.
O Conceito FERVA consiste nos cinco pilares mais importantes para ter sucesso na administração de Pet Shops:
- Financeiro;
- Estoque;
- Relacionamento;
- Vendas;
- Administrativo.
Após longos anos de trabalho com empreendimentos do ramo, identifiquei que esses cinco pontos eram os que mais interferiam nos resultados positivos e negativos do negócio.
Depois de analisar os erros, testei as melhores práticas para resolver os problemas e potencializar o faturamento dos nossos clientes.
Confira o resultado!
Financeiro
Etapa #1 – Controle as contas da Pet Shop
A coisa mais básica que você precisa dominar para gerir as finanças é controlar as contas da sua pet shop. Você tem que saber para onde está indo o dinheiro e o quanto é preciso lucrar para ter sucesso.
Assim que suas contas chegarem, cadastre-as no sistema. O controle rigoroso é fundamental e precisa ser parte da sua rotina.
A melhor dica para isso é tirar uma parte específica do dia para organizar suas contas. Faça esse controle de forma diária ou semanal.
O fundamental é fazer, de fato, a organização das contas.
O controle rigoroso permite que você antecipe seus custos, descubra falhas nas despesas e saiba onde é possível diminuir a evasão de receitas.
Um conceito importante é que não basta apenas diminuir os gastos. Tudo o que for economizado, num primeiro momento deve ser reinvestido em melhorias na sua pet shop.
Na prática, controlar o vencimento das contas evita juros das multas e garante credibilidade no mercado. Quando for possível, você deve pagá-las até antecipadamente, pois é possível renegociar valores e receber bônus dos fornecedores.
Etapa #2 – Faça o fluxo de caixa corretamente
O fluxo de caixa é o apontamento das saídas e entradas da sua pet shop. É um processo crucial para você elaborar uma estratégia de crescimento para seu negócio e reverter eventuais situações negativas.
Há pelo menos 5 práticas que você deve seguir para criar um fluxo de caixa eficaz em sua empresa:
Monte um inventário das contas
Não faça o inventário somente do estoque. Faça um também para suas contas.
Organize todas elas, aponte os respectivos vencimentos e separe-as em entradas e saídas. Crie grupos como: despesas fixas e variáveis, gastos com cartão, pagamentos parcelados, etc.
Mais uma vez, a nomenclatura não importa. O essencial é classificá-las em grupos de fácil identificação.
Separe os tipos de despesas
Diferencie os gastos operacionais, não-operacionais e para investimentos.
Os gastos operacionais são os referentes ao funcionamento do seu negócio: gastos com estoque e equipe, por exemplo.
Os custos não-operacionais consideram os impostos e tributações.
Os investimentos se referem a todos os gastos para melhoria de processos internos e capacitação dos colaboradores.
Defina um período para fazer o fluxo de caixa
Fazer o fluxo de caixa diariamente é uma excelente prática, pois permite que você administre as despesas rotineiramente.
Contudo é tão útil quanto elaborar um balanço semestral ou anual, sobretudo para ter uma visão mais ampla da saúde financeira da sua pet shop.
Evite o otimismo excessivo
Gerir um negócio requer precaução. Sabe aquelas vendas grandes feitas de forma parcelada? O dinheiro deve até vir, mas pode ser que o cliente tenha um problema no pagamento.
Portanto, não conte com ele ainda.
Da mesma forma, por uma ou outra razão, sempre podem surgir despesas inesperadas ao longo do ano. A quebra de um produto ou de um equipamento, por exemplo.
Então, nada de contar com dinheiro que ainda não entrou.
Previna-se sempre que possível!
Portanto, sempre se previna contra esses imprevistos.
Prepare uma reserva de capital para solucionar problemas emergenciais e sempre faça o fluxo de caixa com base nas receitas líquidas da pet shop.
Isso evita com que você sofra maiores danos a partir de surpresas indesejadas.
Etapa #3 – Analise os números
Imagine comigo o serviço de uma pet shop completa, que vende produtos, faz serviço de banho e tosa e presta atendimento veterinário.
Cada área dessa loja deve ser analisada separadamente, em termos financeiros. Você precisa separar as receitas e despesas de cada parte do negócio individualmente.
Essa é a única maneira de enxergar:
- Qual área gera mais lucro;
- Qual gera mais prejuízo;
- Qual setor carece de mais investimentos para dar retorno;
- De qual setor posso alocar recursos para investir em outro departamento.
Previsão de gastos
Ao identificar a rotina financeira da sua pet shop com cuidado, você consegue “prever” a situação econômica do seu negócio a curto e médio prazo.
É possível descobrir o quanto você precisa faturar para poder lucrar em um determinado número de meses, por exemplo.
Você elabora um planejamento estratégico embasado, com mais exatidão, e ganha mais tranquilidade na gestão da sua pet shop.
Adimplência e inadimplência
Pode ser uma situação chata, mas você precisa sempre lembrar aos seus clientes sobre os prazos de pagamento.
Não tem nada de errado nisso, desde que você faça de forma adequada.
Explicar o quanto um pagamento atrasado pode prejudicar os serviços da sua loja é uma boa maneira de tocar no assunto de maneira delicada.
Uma outra forma de estimular seus clientes a pagar em dia é oferecer promoções especiais aos adimplentes, que sempre concluem os pagamentos nos dias estipulados.
Estoque
Etapa #1 – Saiba o que tem no seu estoque
Poucas coisas deixam um cliente mais chateado do que não encontrar um produto que deveria constar no estoque. Você perde credibilidade com a clientela, principalmente se ela comprar tal item constantemente.
Para evitar esse problema, controle rigorosamente as entradas e saídas do seu estoque. Registre todas as chegadas do fornecedor e todas as vendas também.
Também tome muito cuidado com a validade dos produtos. A perda de estoque por validade vencida é um prejuízo muito comum enfrentado pelas pet shops.
Outro ponto fundamental é diferenciar produtos de insumos. Produtos que você precisa para realizar serviços, como um shampoo para banho, são insumos e não devem constar na mesma lista das mercadorias que são vendidas para os clientes.
Etapa #2 – Controle suas perdas
É comum mercados do varejo enfrentarem perdas com produtos devido a estragos e quebras.
Isso é normal.
Mas não quer dizer que você não precise controlar essas perdas.
Muito pelo contrário.
Você deve controlar seu estoque rigorosamente, como já comentei. É fundamental ter um estoque mínimo para não decepcionar seus clientes e perder vendas.
Digamos que você venda um pacote de ração 5 vezes por dia. Logo, é necessário ter, no mínimo, 150 pacotes dessa ração por mês.
A conta é simples: pegue a unidade de venda e multiplique pelos seus dias de funcionamento. Se sua pet shop funciona de segunda a domingo, você deverá multiplicar essas cinco unidades pelos trinta dias. Resultado: 150 pacotes corresponde ao seu estoque mínimo para esse produto.
Relacionamento
Etapa #1 – Atenda os clientes como você gostaria de ser atendido
Atenda os clientes como você estivesse sendo atendido.
Dedique-se ao relacionamento interpessoal dos seus colaboradores. É fundamental ter boa comunicação com os funcionários, para que eles repassem as informações aos clientes da melhor maneira possível.
Os colaboradores devem agir e falar a mesma língua que você.
Se o cliente for bem atendido, ele estará mais disposto a preencher um cadastro em sua pet shop. Essas informações são importantes para você otimizar seu atendimento personalizado e oferecer condições únicas para cada frequentador da sua pet shop.
Etapa #2 – Crie uma estratégia de relacionamento
Crie um banco de dados
Aproveite as idas do cliente ao estabelecimento para captar informações sobre ele. Dados de contato, data de aniversário e o que mais for possível.
Assim você saberá detalhes do cliente que poderão ser utilizados em estratégias específicas de marketing.
Faça mala direta
Você sabe como funciona a mala direta?
Trata-se de uma ferramenta de marketing dirigida. A partir do seu banco de dados dos clientes, você dirige as ofertas de maneira mais específica.
Por exemplo, se o seu cliente compra sempre rações para gato em sua pet shop, por que raios você irá ofertar brinquedos de cachorro para ele? Não faz sentido! É uma estratégia ineficaz.
A ideia da mala direta é oferecer material e tratamento personalizado aos clientes.
Usando o banco de dados, por exemplo, é possível desejar parabéns para o consumidor e para seu bichinho de estimação, também! Inclusive, é possível oferecer um serviço com desconto especial para comemorar o dia.
Coloque-se no lugar do cliente: você, com certeza, se impressionaria caso recebesse um tratamento deste tipo por um estabelecimento.
É isso que você consegue ao criar uma estratégia de relacionamento para seus clientes.
Venda
Etapa #1 – Pilar de vendas
O foco principal é: as pessoas não gostam de esperar. É preciso capacitar sua equipe para ser proativa e criar oportunidades de venda sobre os pedidos do cliente. É o chamado upsell.
Se o cliente quer comprar só uma ração, ofereça um pote ou algum produto que os ajude na digestão do animal. É uma forma eficaz de incrementar as receitas da sua pet.
A melhor forma de rever métodos é analisar o processo de vendas da sua empresa. Sempre busque conversar com sua equipe sobre as dificuldades que eles têm enfrentado para vender mais produtos.
Essas respostas serão fundamentais para otimizar sua estratégia.
Etapa #2 – Planejar o PDV e usar os dados a seu favor
A primeira coisa que irá atrair um novo cliente é o ponto de venda.
Organize o PDV
Se o lugar for bonito, agradável e receptivo, mais pessoas estarão tentadas a entrar na loja.
Uma dica muito importante é deixar os produtos principais dentro da loja. A ideia é fazer com que o cliente sinta-se motivado a entrar no estabelecimento e “passear” um pouco pela parte interna.
Não é para esconder os itens, ok?!
Fidelize os clientes
Mais difícil do que atrair novos clientes, é mantê-los em sua base.
Para ter sucesso, você precisa utilizar práticas de fidelização da clientela.
Use as informações coletadas para oferecer produtos e serviços específicos para cada cliente.
Imagine o seguinte cenário: você tem um cliente que compra uma marca de ração a cada trinta dias. Assim que esse cliente fizer a compra, garanta que, daqui a trinta dias, sempre haverá o produto para que ele possa consumir mais uma vez.
Aproveite também para perguntar as impressões do cliente sobre o produto e sobre o atendimento da loja. Faça perguntas como:
- O seu animal está reagindo bem à ração?
- O que você está achando desse produto?
- Tem alguma reclamação sobre o serviço ou atendimento?
Enfim, estimule a participação dos clientes para colher os feedbacks certos sobre sua pet shop.
Etapa #3 – Estipule sua margem de lucro e emita notas fiscais eletrônicas
Comprar um produto por R$ 5,00 e revendê-lo por R$ 10,00 não significa que você lucrou 100%.
Se você colocar os custos de distribuição, atendimento e estocagem do produto, a sua margem provavelmente ficará em torno de 10%, em média.
Por isso é tão importante que você faça o cálculo de margem de lucro para seus produtos. A partir dessa conta, você saberá o quanto poderá diminuir o preço de determinada mercadoria/serviço, sem causar prejuízos à sua empresa.
Esse indicador também permite que você crie as promoções que tanto agradam aos clientes.
Nota fiscal eletrônica
Há dois tipos de nota fiscal eletrônica: a NF-e e a NFC-e.
A NF-e é a Nota Fiscal Eletrônica. É o documento que você recebe do fornecedor e que normalmente é utilizada para registrar o transporte de mercadorias vendidas de uma empresa para outra.
Pode ser que sua pet shop seja obrigada a emitir NF-e ou não, dependendo da cidade em que sua loja está, do faturamento da empresa, etc.
Para tirar essa dúvida, a melhor solução é consultar um contador ou a Secretaria de Fazenda da sua região.
A NFC-e é a nota que você provavelmente terá que emitir. Ela substitui o tradicional cupom fiscal, também chamado de “notinha do consumidor”. Em vez de imprimir o famoso papelzinho amarelo, você pode enviar a nota digitalizada para o cliente via e-mail.
Um software para gestão de pet shop, como o Pet Shop Control, permite que você envie e administre todas as notas geradas pelo seu negócio, de forma simples.
Administrativo
Etapa #1 – Administre bem sua equipe
Você precisa manter sua equipe motivada, sempre, e há diversas formas de se fazer isso. A maioria das empresas utilizam os seguintes incentivos:
- Comissionamento;
- Reconhecimento profissional;
- Incentivo financeiro;
- Plano de carreira.
Mas é crucial que seus objetivos estejam alinhados com os da sua equipe para que a estratégia dê certo. Eles querem crescer com o negócio? Acreditam no potencial do empreendimento? Gostam de trabalhar na pet shop?
São respostas indispensáveis para entender a percepção deles sobre o negócio.
Mesmo que você não tenha muitos recursos para investir em treinamentos, procure vídeos no YouTube e pesquise por palestras que seus colaboradores possam participar.
A ideia é ir além das limitações. Sempre que possível, chame-os para conversar e faça reuniões de alinhamento para identificação e solução de problemas.
Etapa #2 – Selecione bem seus colaboradores
Um grande problema enfrentado pelas pet shops que querem melhorar seu atendimento é a produtividade da equipe.
A qualificação profissional é crucial para um bom atendimento, mas não é tudo. É preciso buscar formas de inserir a qualidade no trato com os animais e os clientes na cultura de trabalho da sua pet.
A melhor maneira de fazer isso é assumir o papel de líder da empresa. Mais do que um chefe que apenas dá ordens, o líder orienta a equipe e procura solucionar os problemas que dificultam a realização de um bom trabalho.
Outro passo importante é dedicar bastante atenção ao processo seletivo dos colaboradores.
Quanto mais refinado for o processo, menos trabalho você terá para moldar o colaborador à maneira da pet shop.
Etapa #3 – Estude a questão fiscal e planeje cada passo da loja
A regulamentação brasileira sobre empresas é muito complicada e detalhista. Para evitar problemas, você sempre deve estar atento quanto às questões fiscais do negócio.
Não tem jeito! Você precisa ter todos os cuidados possíveis para garantir que sua situação fiscal esteja sempre regularizada.
Ter um planejamento completo para sua pet shop vai te ajudar muito nessa missão. Assim você controla cada passo do seu negócio e estará sempre preparado para fazer mudanças no rumo e corrigir erros.
O planejamento deve abranger o negócio de forma integral.
Se não souber como começar, siga o modelo da matriz SWOT. É mais do que o suficiente para você construir um caminho de sucesso para sua pet shop!
Ufa! Chegamos ao final, pessoal.
Ao seguir todas essas etapas, você terá iniciado a caminhada para otimizar a gestão da sua pet shop. Os primeiros passos podem ser mais difíceis, mas logo você conseguirá observar e perceber os resultados em sua rotina administrativa.
Só vou recapitular os cinco pilares em que consiste o Conceito Ferva, para não ter erro:
Financeiro
- Controle e organize suas contas;
- Faça o fluxo de caixa corretamente;
- Sempre analise os números.
Estoque
- Saiba tudo sobre seu estoque;
- Controle suas perdas.
Relacionamento
- Atenda os clientes como gostaria de ser atendido;
- Crie uma estratégia de relacionamento.
Vendas
- Monte um pilar de vendas;
- Estruture e organize sua loja/PDV;
- Emita notas fiscais do consumidor eletrônicas – NFC-e.
Administrativo
- Motive sua equipe;
- Selecione bem seus colaboradores;
- Planeje cada passo da sua loja.
Seguindo esse roteiro, suas chances de ter sucesso com a consultoria Pet Shop Control, sem sofrer com muitas dores de cabeça durante a gestão, aumentam muito!
Se quiser saber mais dicas para impulsionar a gestão da sua pet shop, continue acompanhando o nosso blog!
