Sabe todo o cuidado que você tem na hora de pagar as contas da pet shop, de avaliar sua equipe e não atrasar o pagamento dos funcionários? Então, você precisa ter esse mesmo cuidado na controle de estoque para pet shop.
Pode parecer que não, mas é uma das fases da gestão em que mais dinheiro pode ser desperdiçado sem você perceber.
Então, definitivamente você precisa de um controle de estoque para pet shop.
Isso porque a evasão se dá aos poucos: um produto fora da validade, alguns quebrados, outros com pouca saída e assim se vai bastante dinheiro investido por você.
Então, para que você preste bastante atenção, separei uma lista com 4 práticas muito importantes para o controle de estoque para pet shop.
Veja e implemente na sua loja agora mesmo!
Saiba o que tem no Estoque
Poucas coisas deixam um cliente mais chateado do que não encontrar um produto que deveria constar no estoque. Você perde credibilidade com a clientela, principalmente se ela comprar tal item frequentemente.
Para evitar esse problema, controle rigorosamente as entradas e saídas do seu estoque. Registre todas as chegadas do fornecedor e todas as vendas também.
Também tome muito cuidado com a validade dos produtos. A perda de estoque por validade vencida é um prejuízo muito comum enfrentado por pet shop.
Outro ponto fundamental é diferenciar produtos e insumos.
Produtos que você precisa para realizar serviços, como um shampoo para banho, são insumos e não devem constar na mesma lista das mercadorias que são vendidas para os clientes.
Registre cada movimentação
Todas as informações sobre o produto devem constar na sua planilha de estoque. Listei as principais:
- Marca;
- Tipo;
- Categoria;
- Lote;
- Fornecedor;
- Validade;
- Data de entrada;
- Data de exposição na prateleira;
- Data de saída.
Por que é importante identificar todas essas informações?
Porque você consegue obter insights importantes. Por exemplo: em quanto tempo determinado produto costuma sair após ser exposto, quais fornecedores trazem maior lucro, quais produtos demoram mais a sair e devem ter o prazo de validade vigiado, etc.
Enfim, são dados fundamentais para você elaborar uma estratégia de compra e venda de produtos e obter um controle de estoque para pet shop eficiente!
Uma correta gestão de estoque fornece dados para melhorar a tomada de decisão dentro da empresa, mas quais são os níveis ideais de produtos estocados? Existe um estoque mínimo necessário?
Por que ter Estoque Mínimo?
Com um correto controle de estoque para pet shop pode-se encontrar os valores ideais para o estoque mínimo, também conhecido como estoque de segurança, emergência ou proteção.
Em uma empresa com esse controle funcionando corretamente, existem intervalos pré-definidos para a compra de produtos, baseados na taxa de saída.
Quando a quantidade de produtos atinge o estoque mínimo, o pedido já deve ter sido feito, baseado no prazo de entrega do fornecedor.
Com a existência do estoque mínimo, o gestor pode ficar um pouco mais relaxado, pois segundo o planejamento da empresa e a estimativa de consumo, o estoque mínimo será suficiente para atender a demanda até que a nova compra chegue no estoque.
Planejamento é fundamental
Com o estoque mínimo em mente, é possível planejar o intervalo de compra dos materiais dos fornecedores, sempre estipulando que os produtos chegarão no momento em que o estoque atingir o nível mínimo.
Dessa forma, elimina-se o custo pela falta de produtos ou o excesso deles, que congela capital e não é saudável para o negócio.
Com uma agenda para a compra dos produtos estipulada, as chances de que se esqueça de fazer o pedido são reduzidas, bem como que os dias de compra caiam em feriados, ou em temporadas de grande demanda, além de reduzir o custo relacionado aos pedidos.
Como controlar o estoque mínimo?
Existem várias formas de fazer o controle de estoque para pet shop. Podem ser usadas fichas de papéis, com dados de entrada e saída dos produtos, planilhas eletrônicas, ou até mesmo programas de computador específicos.
Mas, o melhor método é, sem dúvidas, o uso de softwares. A sua adoção deve ser definida junto à equipe, pois não adianta instalar um sistema de controle se ninguém utilizá-lo.
Uma vez instalado, devem ser feitas conferências semanais, tanto no sistema, quanto no estoque, podendo utilizar técnicas de amostragem, caso sejam muitos produtos.
Quais são as vantagens do estoque mínimo?
Estipular um estoque mínimo reduz custos, seja pelos de manutenção ou falta de estoque, dos pedidos, melhora a gestão e planejamento da empresa como um todo, assim como a tomada de decisão, coletando dados e prevendo padrões de consumo e profissionaliza o seu negócio, permitindo que se construam rotinas organizacionais e controle dos custos e funcionários.
Uma das preocupações quando se faz controle de estoque é com a validade dos produtos.
Afinal, é um prejuízo encontrar produtos com validade vencida na hora do inventário ou na hora de entregar ao cliente.
Como controlar validade de produtos em estoque?
Fazer o controle de validade de produtos, contudo, pode ser trabalhoso quando a pet shop trabalha com inúmeras linhas e lotes diferentes de produtos.
A dificuldade deste controle aumenta conforme cresce a quantidade de mercadoria armazenada.
Armazene estrategicamente
Separe os produtos por lotes, colocando sempre na frente aqueles que têm validade mais próxima.
Assim, na correria do dia a dia, você e sua equipe não correm o risco de pegar os produtos com validade maior, esquecendo daqueles que estão na iminência do vencimento no fundo da prateleira (esta é uma grande dica no controle de validade de produtos).
Torne a conferência da data de validade parte do processo
Esta é uma dica interessante: conscientize toda a equipe da necessidade de fazer a conferência das datas de validade na hora de retirar os produtos do estoque e levar para a loja.
Para isso, seja franco, comente do prejuízo para o negócio quando a validade dos produtos vence sem vender e também das consequências para a imagem da pet shop se, por um descuido, um produto vencido for entregue a algum cliente.
Faça com que todos se preocupem em entregar ao cliente produtos com datas de validade longas, distantes do vencimento. o controle de validade de produtos é assunto muito sério, como você se sentiria ao comprar algo no supermercado e após consumir determinado produto, percebesse que o produto estava vencido?
A tecnologia no controle de estoque para pet shop
A boa notícia é que a tecnologia pode ajudar, e muito. Com um bom sistema de gestão de pet shop, que compreenda o controle de estoque, é possível parametrizar tudo e não perder mais tempo verificando item a item.
A automatização proporcionada pelo software é tão cômoda que basta inserir as informações na hora do recebimento e a própria ferramenta se encarrega de avisar quando a validade está próxima.
O gestor recebe um alerta com antecedência, podendo, inclusive, determinar qual o prazo de antecedência que o sistema precisa acusar o vencimento dos itens (um ano antes, um mês, etc).
[e-Book] 4 Dicas para Informatizar sua Pet Shop
Porém, não basta ter tudo certinho no sistema se, na hora de retirar os produtos do estoque para colocar na área de venda, os itens com validade próxima são esquecidos.
Crie uma estratégia de venda que diminua o risco de vencimento de produtos
Você pode estabelecer um período limite para que seus produtos permaneçam em estoque. Depois disso, crie uma oferta para acelerar a venda.
Leia também: Estratégias para aumentar vendas em pet shops
Por exemplo, você pode determinar que todo produto que esteja há um ano para vencer deva ser vendido imediatamente.
Com o controle de validade parametrizado no sistema, você receberá alertas e poderá lançar uma promoção ou solicitar que a equipe capriche na força de vendas para eliminar as mercadorias do estoque.
Estoque parado é prejuízo para sua pet shop
Há outras razões pelas quais deixar mercadorias muito tempo paradas em estoque pode ser um prejuízo para a sua pet shop.
Vencimento da validade
Mercadoria muito tempo esquecida no estoque pode perder sua validade e então terá de ser descartada. Este é um prejuízo que nenhum comerciante pode ter. Agora, imagine no tamanho do prejuízo para a imagem da sua pet shop se algum produto for vendido com validade vencida, por engano, ao cliente?
Danos e avarias
Um produto que fica muito tempo no estoque pode sofrer algum dano. A embalagem pode ganhar aspecto de velha, pode se deteriorar etc. Evitar que isso aconteça é muito importante, pois em saldões, você corre o risco de os clientes preterirem produtos com embalagem danificada.
Perda de valor
Imagine que uma linha de produtos está parada durante muito tempo no estoque da loja e o fabricante lança outra mais moderna.
Você terá que vender seus produtos que rapidamente antes de colocar a nova linha na vitrine, e para isso terá de lançar uma promoção muito vantajosa para que os produtos saiam com rapidez.
Pense no ímpeto dos consumidores de sempre preferirem as novidades, especialmente se há uma ação eficiente de marketing em cima delas. Se o estoque gira rápido as chances disso acontecer diminuem bastante.
Torne o controle de estoque mais estratégico e evite prejuízo
Ter menos produtos estocados significa ter uma quantidade menor de dinheiro parado. No entanto, é preciso equilibrar para não acabar causando faltas de mercadorias. O ideal é ter um bom giro de mercadorias, mas fazer com que as compras acompanhem o ritmo das vendas.
O primeiro passo para isso é ter a consciência de que o estoque é mais do que o armazenamento de mercadorias. O segundo passo é agir, criar uma estratégia.
É aconselhável, por exemplo, fazer uso da tecnologia. Ter um bom sistema de gestão de pet shop pode ajudar muito neste controle. Ao imputar a entrada e a saída das mercadorias, o controle fica automatizado e o gestor pode fazer o acompanhamento de tempos em tempos por meio de relatórios e, assim, ter previsibilidade de vendas e acionar compras antes que o estoque zere.
Invista em Software de Gestão
Você pode, sim, melhorar os processos operacionais informatizando sua empresa. Por exemplo, planilhas para controle do inventário podem ser suficientes para solucionar muitos problemas.
Mas o tempo passa e a quantidade de clientes, se tudo der certo, aumenta também.
O resultado é que a quantidade de informações torna-se muito grande e fica ainda mais difícil de ser controlada. Você começa a não ter tempo para gerir seu pet shop e sequer aproveitar seu tempo livre.
Nesse cenário, a gestão do estoque pode se tornar um dos maiores desafios.
Por outro lado, imagine um sistema que assim que você vende um produto, dá automaticamente baixa no estoque. Ou que lança os produtos no inventário assim que eles chegam do fornecedor, sem perder muito tempo. Que também avisa quando um produto atinge o estoque mínimo e consegue projetar o número de vendas futuras baseado no histórico de vendas do produto.
Muito prático, não é? Quantas horas preciosas você ganha com isso? É o que um sistema de gestão para pet shop pode lhe proporcionar.
Todo o controle do estoque para pet shop é automatizado e passível de ser acessado em poucos cliques, por toda sua equipe. Se você estiver com qualquer dúvida em relação ao armazenamento de produtos, basta conferir os dados em seu computador e fazer o acompanhamento. Pronto.
Tudo ali, a alguns cliques de distância.
São mudanças simples de serem feitas e que no começo podem dar até algum trabalho mais. Porém, meses depois, você verá quanto tempo irá ganhar com elas!
Mensuração completa
Com um software apropriado, sua gestão de estoque passa a ser completamente mensurada, gerando dados sobre entrada e saída de produtos. Isso otimiza o seu controle, uma vez que nada fica de fora das planilhas, que inclusive são automatizadas e atualizadas de forma instantânea.
Sempre que os produtos chegarem dos fornecedores, já irão aparecer no banco de dados referente ao estoque. Da mesma forma, isso acontecerá quando eles forem vendidos, dando baixa de forma automática no sistema.
Uso de códigos de barra
Para que tudo funcione perfeitamente, é necessário a utilização dos códigos de barra. Quando ativados nos caixas do Pet Shop, o sistema automaticamente os retira do número total de estoque.
Com os produtos precisamente identificados pelos códigos de barra, a geração de dados é completa, fornecendo material para uma análise otimizada. É possível com essas medidas, por exemplo, calcular um valor de estoque mínimo para cada produto vendido na loja.
Estoque mínimo
O estoque mínimo é crucial para qualquer empreendimento. Para não perder vendas, é necessário que sempre existam produtos disponíveis nas prateleiras. Contudo, não adianta comprá-los em demasia, pois irão acabar vencendo antes de seus clientes adquiri-los ou ocuparão espaço de produtos que possuem maior volume de venda.
Por isso é tão importante esta parte da sua gestão de estoque. Fique de olho nos números de saídas apresentados no seu software e verifique a média. Estabeleça, então, uma cota mínima, que sempre deverá existir para evitar que seus consumidores saiam frustrados do Pet Shop por você não ter os produtos que procuravam.
Imagine que após olhar as planilhas você reparou que todos meses 200 pacotes de ração canina da marca X são vendidos. Porém, em alguns meses esse valor sobe um pouquinho ou desce.
A variação é relevante, mas não determinante nesse caso. Defina que todos os meses você terá no mínimo 250 pacotes a serem vendidos, pois dessa forma sempre conseguirá suprir as demandas referentes a este produto e também não deixará que eles estraguem antes de serem comprados pelos clientes.
Nota Fiscal eletrônica
Outro ponto muito positivo em relação aos softwares é a geração de notas fiscais eletrônicas. Elas têm por objetivo a redução do uso de papel e facilitar o acesso aos dados financeiros.
Veja os requisitos para emissão:
- certificado digital credenciado pela Infraestrutura de Chaves Públicas Brasileira – ICP;
- credenciamento na Secretaria de Fazenda;
- computador com acesso à internet;
- software específico para emissão.
A gestão de estoque necessita de um olhar criterioso e atento para evitar falhas que comprometam o Pet Shop. Portanto, avalie as referências que você conseguir com colegas de mercado, conhecidos e especialistas, para, então, definir qual software pode contribuir melhor com seus objetivos.
Problemas gerados pela má gestão de estoque
Logo, é extremamente importante saber como está o estoque, qual a previsão do consumo de produtos sazonais, quais produtos que ocupam 20% do estoque e que são responsáveis por gerar 80% da receita. Além de tudo, o controle de estoque permite a coleta de dados para a tomada de decisão.
A seguir, listamos 4 problemas que a falta de produtos no estoque podem causar!
Perda de cliente
Se um cliente foi procurar algo na sua loja e não encontrou, pois não tinha em estoque, qual a probabilidade de ele esperar que o produto chegue? Muito pequena. Um bom exemplo é a ração. Se ele foi comprá-la, é porque o estoque doméstico dele está quase no fim, e ele não pode esperar até que o estoque da sua empresa seja reposto, ou o animal de estimação dele passará fome.
Se a sua pet shop não puder atendê-lo, ele vai procurar até encontrar e comprar na loja mais próxima. E o pior, a imagem gerada pela “falta de estoque” permanece, reduzindo a probabilidade de ele voltar a sua loja.
Produtos encalhados
Classificando o estoque em ABC através da coleta de dados de demanda e receita gerada pelo estoque, tem-se a classe A, que são os produtos que não podem faltar de jeito nenhum. Esses produtos são responsáveis por 80% da receita. Se um produto chegou a faltar por alta demanda, pode ser que ele faça parte desses 20%, e o controle de estoque não está sendo feito de forma correta, pois há produtos que estão imobilizando ativos financeiros e expirando prazos de validade.
Tempo de espera
Finalmente foi descoberto que o produto está em falta, e agora? Sem o controle do estoque, não tem como se ter um planejamento para ordens de compra dos produtos. Imagina que certo item faltou exatamente antes de começar uma estação de compra. Isso significa que os fornecedores levarão mais tempo para entregar o produto, aumentando o prejuízo.
Espaço para as compras
Quanto comprar? Sem controle de estoque, como saber qual a taxa de consumo daquele produto? Esse produto é muito demandado ou não? Sem essas informações, a quantidade nas ordens de compra fica prejudicado, pois se comprar demais, é um capital que fica imobilizado por muito tempo e não permite o giro. Se for de menos, vai faltar, e haverá o custo pela falta de estoque e, novamente, perda de clientes.
O controle de estoque reduz custos, melhora a gestão de toda a empresa, a sua imagem e, o mais importante, não permite a perda de clientes nem de recursos financeiros por falta de produtos, além de fazer o capital girar.
Se estiver com dúvidas sobre o assunto, deixe seu comentário e continue acompanhando nosso blog! Toda semana tem conteúdo novo para ajudar a gestão do seu pet shop ou banho e tosa!
Até logo!
