A codificação é o ato de atribuir um código único para cada tipo de produto para que ele possa ser identificado e localizado com maior facilidade. Esse processo pode ser feito de diversas formas e com diferentes metodologias.
O controle e a administração do estoque são pontos cruciais no mercado pet. Se o empreendedor não contar com uma classificação, codificação e descrição no instante de procurar o produto armazenado, ele poderá perder o controle do estoque, comprometendo a operação de vendas, a prestação de serviços, a gestão financeira, entre outros.
Codificação do Estoque
Codificar significa identificar cada produto. Tornando a localização rápida e prática. Além disso, evita a confusão de produtos diferentes com embalagem parecida (como ração da mesma marca mas para portes diferentes de animais).
Benefícios da identificação dos produtos por meio da codificação:
- Facilita a comunicação interna;
- Melhora a comunicação entre pet shop e fornecedores;
- Facilita o controle do estoque físico durante o levantamento de produtos e insumos para compra e reposição;
- Auxilia na organização;
- Facilita o controle contábil (inventário).
Percebeu quantos benefícios você pode ter se definir um processo de codificação que identifique cada um dos seus produtos?
Tipos de Codificação
Os tipos de codificação podem ser simples ou complexos. Conheça os mais indicados para pet shops e opte pelo que julgar mais simples e fácil para codificar seus produtos.
1# Codificação alfabética
A codificação alfabética utiliza apenas letras para construir os códigos.
Não é muito utilizado, pois é necessário associar letras a características do produto.
2# Codificação alfanumérica ou mista
O sistema alfanumérico ou misto utiliza letras e números.
A codificação alfanumérica em uma mercadoria de pet shop, como RC-TS-CS-DPP-MG-T10, significa:
- RC: ração cachorro
- TS: tipo seca
- CS: classificação sênior
- DPP: descrição porte pequeno
- MG: marca Golden
- T10: tamanho 10kg
3# Codificação numérica
O sistema numérico usa apenas números.
É o tipo mais utilizado, aparece em códigos de barras.
Processo de Codificação
O processo de codificação deve obedecer alguns critérios:
- Grupo: indica a qual família o produto pertence
Nesse caso: ração de cachorro (RC).
- Subgrupo: organiza os tipos específicos de produtos de determinada família
Exemplo: ração do tipo seca (TS).
- Categoria: é a classificação específica do produto
Exemplo: ração sênior - para cães idosos (CS).
- Subcategoria: identificação extra para descrever e categorizar o produto
Exemplo: ração para cães de porte pequeno (DPP).
- Item: é a identificação detalhada do produto, inclusive marca e tamanho
No nosso exemplo: ração da marca Golden - pacote 10kg (MG-T10).
Dicas para codificar produtos na sua pet shop
1# Faça divisões e codificações
Pegue a listagem do seu estoque e faça divisões e codificações.
Conforme mostrado no exemplo anterior:
- Grupo: ração de cachorro (RC).
- Subgrupo: ração do tipo seca (TS).
- Categoria: ração sênior (CS).
- Subcategoria: ração para cães de porte pequeno (DPP).
- Item: ração da marca Golden - pacote 10kg (MG-T10).
2# Avalie seu mix de produtos
Avalie seu mix de produtos para definir a codificação, se julgar necessário, crie outras divisões e subcategorias no seu processo de codificação, tudo vai depender da variedade do seu mix.
Lembre-se: O objetivo da codificação, além de organizar, é possibilitar o controle do estoque e facilitar os processos de rotina. Então, faça de forma que seja possível identificar, sem erros, cada produto e insumo em estoque.
3# Quantidade de produtos/insumos
Caso você não use um software para gerenciamento automatizado de estoque, ao criar o quadro de codificação, adicione as quantidades dos produtos/insumos que constam em estoque.
Conforme os insumos forem utilizados e/ou os produtos vendidos, atualize as quantidades - Importante: Faça essa atualização imediatamente!
Mesmo que os softwares sejam o modo mais indicado de fazer o controle do estoque por reduzirem a probabilidade de erros, evitarem problemas contábeis e dificuldades na conciliação de dados. Se você não dispõe desse recurso, a atualização das quantidades através do quadro de codificação é uma forma, mesmo que manual, de fazer o controle do estoque.
Controle de Estoque é fundamental!
Sem um controle de estoque eficiente, sua pet shop pode ter vários problemas, como o acúmulo ou a falta de produtos, aumentando o risco de haver ruptura nas vendas (quando falta o produto no ato da compra) - principal fonte de insatisfação do consumidor.
Segundo dados da CX Trends, 59,8% dos consumidores não concordam em esperar a reposição dos produtos e buscam imediatamente um estabelecimento concorrente.
Para evitar essas e outras intercorrências, confira vantagens da administração do estoque com a codificação dos produtos:
1# Saber quanto, quando e o que comprar.
2# Receber, armazenar e acondicionar os produtos/insumos conforme suas necessidades específicas.
3# Controlar quantidades e valores de acordo com o giro das mercadorias.
4# Manter inventários periódicos para avaliação das quantidades e do estado dos itens.
5# Evitar o extravio de mercadorias.
6# Conciliar os saldos físicos com os contábeis.
7# Realizar a promoção dos itens que não estão girando.
8# Acompanhar com maior rapidez as mudanças de hábitos de consumo dos clientes.
Material de apoio
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Com a codificação, fica mais fácil a conferência e o controle do estoque. E, se conseguir conferir adequadamente os produtos da sua pet shop, você vai diminuir o risco de prejuízos.