Como ter uma gestão de estoque incrível na minha pet shop?

Como ter uma gestão de estoque incrível na minha pet shop

O controle de estoque é um pilar essencial para o sucesso de uma empresa do ramo pet, porém negligenciado por boa parte do mercado. Mas, e você? Sabe se tem uma gestão de estoque eficiente na sua pet shop?

Esse post faz parte de um série de conteúdos, no qual iremos abordar a metodologia FERVA, que são os cinco pilares fundamentais para uma pet shop ser incrível, são eles: Financeiro, Estoque, Relacionamento, Vendas e Administrativo.

Foram mais de oito anos, visitando pet shops, frequentando feiras e estudando as melhores práticas do mercado. Nesse período, vimos muitas pet shops falindo e outras tantas, atingindo sucesso, graças aos pontos relacionados a gestão de estoque que vamos conversar  aqui logo em seguida.

E para nos ajudar,  vamos contar com a participação de uma das maiores especialistas do mercado pet no Brasil. A consultora Adriana Góes, médica veterinária e MBA Executivo, foi fundadora e gestora de três pet shops e uma representação comercial, construindo uma trajetória profissional de sucesso como empresária no mercado pet.

Quais são os principais problemas que causam uma má gestão de estoque?

Escuto muitos depoimentos como: “Os clientes vem na minha loja e não voltam mais.”, “Tenho um ótimo faturamento, mas não vejo lucro.” e “Apesar de vender bem, nunca tenho capital de giro”.

Esse são alguns relatos que vivenciamos  nos últimos anos e a principal causa é a gestão precária de estoque. É comum vermos gestores comprando seus estoques “no olho” e baseado na indicação dos representantes comerciais.

A partir do momento que o seu cliente precisa de um produto e você não tem na sua loja, não tenha dúvidas, ele vai buscar no seu concorrente e, provavelmente, não voltará mais.

Por outro lado, se você não tem uma rede de lojas e não é um grande varejista, não faz sentido ter um estoque acima do necessário para atender sua demanda. Muitos empreendedores mascaram seus lucros, ao ampliar o estoque de forma desorganizada e sem estratégia.

Além disso, acabam com o capital de giro da empresa, investindo desnecessariamente em estoque e sendo engolidos pela variedade e lançamento de mercadorias, que muitas vezes são empurrados por representantes comerciais despreparados e que só visam lucro.

Portanto, a má gestão do estoque ocasiona:

  • Diminuição no faturamento com a perda de clientes;
  • Prejuízos com vencimento e produtos encalhados no estoque;
  • Falta de capital de giro; e
  • Desperdício de muitas horas no dia-a-dia dos gestores para realizar controles manuais.

A Adriana, CEO da consultoria Valor Pet, acrescenta:

“A não ser que sua pet shop procure atender um público-alvo muito restrito (nicho muito específico), a variedade de produtos em um negócio pet é muito grande, tornando a gestão do estoque extremamente complexa.

Basta considerar que em quase todos os grupos de produtos comercializados (rações, medicamentos, camas, roupas, coleiras, etc.) há uma variação para atender animais muito pequenos (desde 500 g) até muito grandes (até 60 kg).

Vamos fazer uma rápida comparação com uma loja de roupas femininas para adultos: a variação é mínima na loja de roupas (varia de 50 kg a 100 kg – o dobro); numa petshop existem  produtos para animais que variam de 600 g a 60 kg (variação de 10 vezes!) criando uma variedade de produtos enorme.

Também vale lembrar  as variações de cor, de tipos de embalagem, de sabor, variações específicas para raças e espécies, etc. Ou seja é uma infinidade de produtos. Por isso a eficiência na gestão de estoque é fundamental para o sucesso do negócio.

Se formos pensar na  experiência do cliente, a falta de produto na loja cria decepção e insatisfação. Caso isso ocorra com muita frequência, devido a má gestão de estoque, por mais que a petshop ofereça outros atrativos e benefícios como atendimento e preço, inevitavelmente, haverá perda do cliente. Além do risco da divulgação da imagem de que sua loja “nunca tem o produto”.

Sob o ponto de vista financeiro, a falta de produtos gera perda de receitas. Já o excesso de produtos em estoque, causa perdas financeiras: capital de giro empatado em estoque parado, aumenta a probabilidade de avarias e roubos e, como grande parte do estoque é perecível, causa perda de produtos por prazo de validade.

A compra de produtos e a gestão de estoque é um dos processos fundamentais da gestão de uma petshop e, talvez, um dos mais complexos. Por isso, dê muita atenção e dedicação para  essa questão.

A gestão de estoque envolve os processos de:

  • Avaliação do mix de produtos;
  • Controle de entradas e saídas de produtos;
  • Compras na proporção exata das vendas (nem a mais e nem a menos);
  • Considerar todas as particularidades do segmento pet;
  • Sazonalidades (produtos que vendem mais em certo período do ano);
  • Gestão dos fornecedores (relacionamento e tempo de entrega);
  • Padronização do cadastro de produtos;
  • Gestão de uso dos insumos na prestação de serviços;
  • Gestão financeira (capital de giro e capacidade de pagamento dos boletos);”

O que é estoque mínimo?

O estoque mínimo é um método criado para identificar quando é necessário realizar uma nova compra de um produto, evitando que o seu cliente saia da loja sem a mercadoria desejada.

“Por exemplo: se uma unidade do produto é vendida por semana e o fornecedor demora 14 dias para entregar, o estoque mínimo deve ser igual a dois. Dependendendo do tipo e do valor do produto, pode-se acrescentar uma margem de segurança ao estoque mínimo.” Acrescenta Adriana.

Mas basicamente, é o número mínimo de unidades de um produto que devo ter em estoque durante o tempo entre realizar um novo pedido ao fornecedor até a mercadoria chegar na sua pet shop.

Ou seja, se atingiu o estoque mínimo, é hora de realizar um novo pedido.

Segundo a Adriana:

“Os pedidos podem ser criados de duas formas, isoladamente ou em conjunto: pelo histórico de vendas em determinado período de tempo e/ou de acordo com o estoque mínimo (o pedido é feito somente quando o estoque mínimo é atingido).”  

A questão fundamental aqui é que antes de controlar o estoque mínimo é fundamental saber a quantidade em estoque de cada mercadoria.

Ter esse controle diariamente e, de preferência, em tempo real é o mais indicado para realizar as compras dos fornecedores no momento e na quantidade certa.

Como calcular o estoque mínimo dos produtos?

Criamos um vídeo bem bacana para te ajudar a realizar o cálculo do estoque mínimo, confira:

Contribuição da especialista Adriana:

“A partir de relatórios de vendas, é possível  saber como é o histórico de vendas de um determinado produto, além do  tempo de entrega do fornecedor.

Analisando esses  dados, conseguiremos calcular o estoque mínimo. É importante lembrar que, geralmente, um fornecedor trabalha com diferentes itens do seu estoque. E isso torna a gestão de estoque um pouco mais complicada.

O ideal seria que houvesse um equilíbrio constante na velocidade das vendas de todos os produtos vendidos por um determinado fabricante, para que a compra ocorresse no momento certo (estoque mínimo) para todos os itens igualmente.

Vale ressaltar que para uma gestão de estoque eficiente é preciso ter um controle estrito de entradas e saídas de produtos.

Parece óbvio, mas a maior parte dos problemas acontece nesses dois processos. Para isso, você deve implementar processos e rotinas operacionais rigorosas que impeçam que produtos entrem ou saiam sem serem registrados no software de gestão ou que sejam duplamente ou erroneamente registrados.

Outro fator de extrema importância para se obter uma gestão de estoque eficiente é a realização da contagem periódica de estoque.

Os funcionários também devem estar cientes que a empresa realiza essa prática frequentemente e que há sanções ou punições se houver erro na contagem do estoque.”

Como comprar a quantidade de produtos ideal do fornecedor?

Esse é outro ponto delicado que devemos executar com muita atenção. Temos diversos fatores a considerar:

  • Intervalo médio de dias que costumo realizar a compra do fornecedor;
  • Número de unidades médias vendidas de cada mercadoria;
  • Valor do frete;
  • Sazonalidade de cada mercadoria;
  • Descontos para compras em maior volume;
  • Prazo de entrega do fornecedor.

Como vocês podem ver, são muitos elementos que influenciam nessa decisão de escolher a quantidade ideal a comprar de cada mercadoria.

Segundo a consultora Adriana:

“Os pedidos de compras devem ser elaborados de acordo com os relatórios de vendas emitidos pelo software de gestão. Um erro muito comum é realizar as compras baseado na sugestão do vendedor, por falta de tempo, praticidade ou simplesmente simpatia do vendedor.”

Meu conselho inicial é que você saiba a média de unidades que vende por semana ou mês de cada mercadoria. Assim, já é possível fazer um cálculo do número de mercadorias que você precisa no intervalo entre as compras do fornecedor.

Os outros itens como sazonalidade, descontos por volume e valor do frete, devem ser calculados e ajustados conforme a sua disponibilidade de investimento, mas o ideal é sempre chegar no melhor custo benefício para o seu negócio.

Como encontrar e quais cuidados ter com distribuidores e fornecedores?

Através de sua vasta experiência, a consultora Adriana nos compartilhou dicas práticas que ela utilizou na relação com distribuidores para atingir sucesso:

“Os seus distribuidores e fornecedores são agentes muito importantes na sua operação por isso devem ser seus parceiros.

Por isso, não busque apenas uma relação comercial, procure mais do que isso e tenha comprometimento numa relação de longo prazo. Com isso, cada um deve fazer sua parte bem feita, com ética e eficiência. Deve ser uma relação ganha-ganha em que as duas partes sejam beneficiadas.

É importante saber que muitos vendedores são orientados a sugerir pedidos altos e acima da real necessidade do cliente. É o que chamamos “forçar a venda”. Com isso, além do vendedor ganhar comissão maior, o fato do cliente estar com o estoque lotado, leva a um maior esforço de vendas por parte do cliente para se “livrar do estoque”, e assim realimentar o ciclo de compras, sempre forçadamente alta.

Para muitas empresas fornecedoras (nem todas), agindo dessa forma, o cliente sempre comprará acima da sua real necessidade e ainda bloqueia a compra do produto do fornecedor concorrente.

Assim, o fornecedor fará o cliente trabalhar pra ele e perpetuar um ciclo forçado de vendas. Por isso, fique atento a essa armadilha. A forma de combatê-la é fazer o pedido alinhado com as vendas e através dos relatórios gerenciais de vendas.”

Acreditamos também que todo empresário deve se permitir, ao menos uma vez ao ano, visitar feiras e eventos do seu ramo. No mercado pet, temos grandes feiras, como a Pet South América, em São Paulo.

É um momento de reciclagem, onde saímos da operação do nosso negócio para conhecer as tendências do mercado pet e inovações.

Esses ambientes costumam ser uma excelente oportunidade para conhecer grandes fornecedores, indústrias e outros empresários do ramo. Isso nos permite conhecer novos produtos, tendências, equipamentos, além de fechar boas parcerias.

Outra fonte de conhecimento, sem dúvidas, são as revistas e sites do ramo pet, como a revista negócios pet e o nosso blog, que estão sempre trazendo novidades, conteúdos educativos e boas oportunidades de negócio. Essas fontes de fácil acesso devem ser consumidas diariamente ou sempre que possível.

O que são e que cuidados ter com produtos sazonais do ramo pet?

Confira as dicas da médica veterinária Adriana:

“Vou citar alguns exemplos: casacos, mantas e camas vendem mais no inverno; no inverno há uma tendência dos animais comerem mais, consomem mais ração.

Já no verão, há um aumento na velocidade do ciclo da pulga, ou seja, os ovos se transformam em pulgas adultas mais rapidamente, aumentando assim o número de pulgas adultas (que é o estágio que constatamos porque pica o animal para se alimentar) no ambiente.

Logo vende-se mais produtos para combater as pulgas no verão; já os carrapatos, se reproduzem mais nas estações secas.

Assim são os produtos sazonais, eles vendem mais em determinada época do ano, e isso deve ser levado em consideração! É importante conhecer as sazonalidades para programar as compras com antecedência.”

Como evitar o vencimento dos produtos?

“Grande parte dos produtos vendidos em uma petshop são perecíveis.

Por isso, devemos ter muita atenção para o prazo de validade dos produtos. Alguns têm vencimentos longos, mas muitos, como alimentos naturais sem conservantes, têm prazos bastante curtos.

Como já falamos anteriormente, de um modo geral, as petshops têm um número muito grande de SKUs (Unidade de Manutenção de Estoque – designa os diferentes itens do estoque). Por isso, a única forma de se fazer o acompanhamento dos prazos de validade dos produtos é através de um software onde, ao dar entrada nos produtos de uma determinada nota fiscal, registra-se todos os prazos de validade dos produtos.

Recomendamos que você crie uma rotina de checagem dos prazos de validade no estoque periodicamente, como por exemplo, uma vez por semana.

Com um acompanhamento eficiente, é possível  fazer promoções de produtos que estejam com prazos de validade mais curtos para evitar perdas.

Lembre que muitos clientes não aceitam comprar produtos com validade próximas ao limite. Ou seja, o cliente deixa de comprar o produto porque está próximo da validade, mesmo que esteja dentro dela.”

Contribuiu a consultora Adriana.

Como controlar os insumos que são utilizados nos serviços?

Segundo a Adriana:

“O mesmo controle que deve ser priorizado para os produtos destinados a venda, deve ser também para os insumos utilizados na prestação dos serviços da pet shop ou clínica.

Recomendo designar somente uma pessoa como responsável por essa função. O pedido dos insumos deve ser feito com antecedência para que a falta deles não impeça o ritmo da execução dos serviços ou que essa condição leve à compra com preços elevados por causa da urgência.

Um bom software de gestão também é capaz de controlar o consumo dos insumos e alertar o momento da compra dos produtos.”

Como montar o mix de produtos da minha pet shop?

Desde a concepção do plano de negócios, que deve ser feito antes da abertura da pet shop, e é praticada até pelos negócios mais antigos, é de extrema importância definir quais nichos e públicos serão focados.

Como comentado anteriormente, a diversidade de animais, tamanhos e produtos nesse mercado é enorme. Portanto, quanto mais nichos e variedades você quiser atender, maior será o investimento necessário.

Nesse assunto, a consultora Adriana comentou:

“A escolha do mix de produtos deve ser alinhada com a estratégia da empresa e seu público-alvo. E esses dois fatores determinantes são extremamente variáveis.

Pode-se ter uma petshop que traçou uma estratégia muito específica para um nicho de mercado bem limitado e pode-se ter uma petshop cuja estratégia baseia-se em “ter a linha completa de produtos e medicamentos”.

Independente do tamanho do estoque ou do número de SKUs, é importante separar os produtos por grupos e subgrupos ou linhas de produtos, como, por exemplo:

  • Acessórios (brinquedos, camas, roupas, coleiras, comedouros, etc.);
  • Alimentação (úmida, seca, terapêutica, para filhotes, light, etc.);
  • Higiene (shampoo, condicionador, rasquadeira, etc.).”

Caso você não seja um grande investidor, com uma franquia das grandes redes de pet shop, meu conselho é: comece pequeno e com foco em um único nicho. Assim que você atender bem esse nicho e for reconhecido por isso, dê mais um passo e expanda para outro nicho que a sua clientela indicar.

Desta forma, o desperdício de recursos será muito menor e as chances de acerto maiores. Deixe os seus clientes lhe dizerem quais produtos e nichos eles precisam e vá crescendo aos poucos.

Esse conselho vale tanto para produtos quanto para serviços. Escolha uma área e seja o melhor possível nisso.

Facilidades que um software pode oferecer na gestão de estoque de uma pet shop

É realmente muito complicado fazer a gestão de um estoque sem automações e tecnologias que um software oferece. Você já viu alguma pet shop bem sucedida que não utilize um software para gestão? Acredito que não… e definitivamente isso não é a toa.

Um software de gestão, também inclui o gerenciamento de estoque para pet shop, permitindo:

  • Ao realizar o orçamento com o seu fornecedor, saber todo o histórico de preços, produtos com estoque abaixo do mínimo e o estoque projetado de cada mercadoria.
  • Ao receber a mercadoria na loja, atualizar o estoque e preços de produtos, lançando a nota fiscal eletrônica do fornecedor.
  • Receber lembretes de produtos com estoque mínimo e mercadorias próximas do vencimento.
  • Dar baixa automaticamente no estoque ao lançar as vendas.
  • Identificar furos no estoque e furto de mercadorias.
  • Realizar a contagem e conferência de estoque com o uso de máquinas coletoras de dados para inventário.
  • Saber em tempo real quantos reais eu tenho parado em mercadorias no estoque.
  • Medir sazonalidade de cada mercadoria.
  • Saber o intervalo médio de compras com cada fornecedor.
  • Saber o prazo de entrega médio de cada fornecedor.
  • Saber a projeção de estoque para o próximo mês, me informando quantas unidades preciso comprar e quantas unidades serão vendidas.

Na opinião da consultora Adriana:

“É impossível fazer uma gestão de estoque de uma pet shop ou clínica sem um software de gestão.”

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Conclusão

Quando colocamos no papel todo o prejuízo financeiro e horas perdidas que uma pet shop tem por não ter uma gestão de estoque eficiente , causa um enorme espanto nos donos e gestores.

A equipe do Pet Shop Control conta com especialistas que analisam os desafios de gestão em estoque que a sua pet shop está passando. Solicite agora mesmo um Diagnóstico gratuito do estoque da sua pet shop.

“Ao contar com um bom software de gestão, rotinas operacionais, equipe treinada e fornecedores eficientes, o tempo gasto para obter uma gestão de estoque é pequeno. Essa atividade torna-se bastante automatizada e fácil.” finalizou Adriana.

Tratando-se de um setor que carece de gestão empresarial, acredito que o primeiro passo para a profissionalização de uma pet shop é ter um controle eficiente de estoque.

Espero realmente, que esse conteúdo tenha lhe oferecido dicas práticas para melhorar a gestão do seu estoque. Vou aguardar seu feedback com os resultados obtidos. E se tiver qualquer dúvida é só me enviar abaixo nos comentários.

Mão na massa pessoal, sabemos que empreender no Brasil é para poucos e corajosos!

 

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